4 Cara Membuat Mail Merge untuk Mempermudah Pengelolaan Data

Beberapa orang yang bekerja di bidang administrasi mungkin sudah terbiasa menggunakan fitur Mail Merge untuk mengelola data dan menghasilkan dokumen yang dipersonalisasi secara massal. Namun, meskipun fitur ini sering digunakan, banyak yang masih belum sepenuhnya memanfaatkan potensinya.

Mail Merge adalah sebuah fitur di dalam software pengolah kata, seperti Microsoft Word, yang memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi secara massal dengan menggabungkan data dari sumber eksternal, seperti spreadsheet Excel, dengan template dokumen.

Melalui fitur Mail Merge, kamu dapat menghasilkan berbagai dokumen, seperti surat, label, amplop, atau email, yang secara otomatis mengisi informasi spesifik untuk setiap penerima berdasarkan data yang tersedia. Temukan bagaimana cara membuat Mail Merge melalui beberapa metode sederhana berikut ini.

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Excel ke Word

Menggabungkan data dari Excel ke Word menggunakan fitur Mail Merge bisa menjadi solusi praktis ketika kamu perlu membuat surat, label, atau undangan yang dipersonalisasi untuk banyak penerima.

Proses ini memungkinkan kamu untuk menghemat waktu dan usaha dengan secara otomatis mengisi data individual, seperti nama dan alamat ke dalam dokumen Word.

Tanpa perlu menyalin dan menempel data secara manual, kamu dapat membuat dokumen yang terlihat profesional hanya dalam beberapa langkah sederhana.

Inilah cara membuat Mail Merge dari Excel ke Word yang akan membantu kamu menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien:

1. Pastikan file Excel sudah lengkap dengan informasi yang akan digunakan, seperti nama, alamat, kode pos, salam, dan data lain yang diperlukan.
2. Jika kamu sudah memiliki surat yang ingin digunakan, buka file tersebut di Microsoft Word. Jika belum, buat dokumen baru.
3. Di tab “Mailings“, klik “Start Mail Merge” dan pilih jenis gabungan surat yang kamu butuhkan, seperti surat, email, label, amplop, atau dokumen lain. Untuk contoh ini, kita memilih “Letters” atau surat.
4. Di tab “Mailings“, klik “Select Recipients” dan pilih “Use Existing List” untuk menggunakan daftar yang sudah ada.
5. Cari file Excel milikmu, lalu klik “Open“. Pilih lembar kerja (worksheet) yang berisi data penerima, dan klik “OK“. Dengan menghubungkan file Excel dan Word, setiap perubahan pada Excel akan otomatis akan diperbarui di Word.
6. Jika ada penerima yang ingin kamu kecualikan, klik “Edit Recipient List“. Di kotak dialog yang muncul, kamu dapat mencentang atau menghapus centang pada penerima yang ingin disertakan atau dikecualikan.
7. Untuk menambahkan data penerima, seperti alamat atau salam, klik tombol yang sesuai di tab “Mailings“. Sesuaikan opsi yang muncul sesuai kebutuhan, dan gunakan tombol panah untuk melihat pratinjau hasilnya.
8. Selain alamat dan salam, kamu bisa menambahkan data lain dari Excel. Caranya, tempatkan kursor di posisi yang diinginkan, lalu klik “Insert Merge Field” dan pilih kolom yang ingin kamu sisipkan.
9. Untuk memastikan semua data penerima muncul dengan benar, klik “Preview Results” dan gunakan tombol panah untuk berpindah antar penerima.
10. Jika hasilnya sudah sesuai, klik “Finish & Merge“. Kamu bisa memilih untuk mencetak surat langsung atau mengirimnya melalui email. Jika ingin melakukan perubahan sebelum mencetak atau mengirim, klik “Edit Individual Documents” untuk mengedit masing-masing surat secara terpisah.
11. Simpan hasil gabungan surat sebagai dokumen Word biasa dengan menekan tombol “Save” atau kombinasi Ctrl + S.

Baca juga: 2 Cara Mailing Word untuk Mempermudah Pengelolaan Dokumen

Dokumen ini akan tetap terhubung dengan file Excel, sehingga kamu bisa menggunakannya kembali dengan data yang diperbarui di Excel.

Cara Membuat Mail Merge Label Undangan di Word

Mengelola banyak undangan dengan detail tamu yang berbeda bisa jadi merepotkan, apalagi jika kamu harus menulis label satu per satu.

Untungnya, Microsoft Word menyediakan fitur Mail Merge yang memudahkan pembuatan label undangan secara otomatis.

Baca juga: Contoh Database Berdasarkan 8 Jenisnya

Di bawah ini mari kita pelajari cara membuat Mail Merge label undangan di Word agar persiapan acaramu menjadi lebih efisien:

1. Mulailah dengan membuka Microsoft Word dan membuat dokumen baru.
2. Pada tab “Mailings“, klik “Start Mail Merge” dan pilih “Step-by-Step Mail Merge Wizard“.
3. Pilih “Labels” sebagai jenis dokumen yang akan dibuat, lalu klik “Next: Starting document“.
4. Klik “Label Options” di bagian “Change document layout“. Pilih vendor label dan nomor produk sesuai dengan label yang kamu gunakan, kemudian klik “OK“.
5. Klik “Select Recipients“, lalu klik “Browse” untuk memilih file Excel yang berisi daftar nama dan alamatmu. Setelah itu, klik “OK” untuk mengonfirmasi.
6. Setelah format label pertama siap, klik “Update all labels” untuk menerapkan format yang sama ke semua label.
7. Klik “Preview your labels” untuk melihat bagaimana hasilnya nanti. Kamu bisa melakukan penyesuaian, seperti mengatur spasi paragraf atau detail lain sesuai kebutuhan.
8. Periksa kembali labelmu untuk memastikan semuanya benar. Jika sudah siap, klik “Finish & Merge“, lalu pilih “Print“. Pilih printer yang akan digunakan dan klik “OK” untuk mencetak labelmu.

Cara Membuat Mail Merge untuk Label Surat di MacBook

Sebenarnya, cara membuat Mail Merge di PC Windows dan MacBook tidak memiliki banyak perbedaan.

Ini karena kedua sistem operasi tersebut mendukung aplikasi Microsoft Word dengan fitur dan antarmuka yang serupa, sehingga langkah-langkah dasar dalam menjalankan Mail Merge tetap sama.

Baik kamu menggunakan Windows atau macOS, proses menggabungkan data dari Excel ke Word, memilih penerima, dan menyisipkan kolom gabungan dapat dilakukan dengan cara yang hampir identik. Ikuti langkah-langkah ini untuk memudahkan:

1. Buka file Excelmu dan pastikan rentang data yang ingin digunakan sudah benar. Pastikan semua data yang diperlukan dipilih dan tidak ada filter atau pengaturan lain yang membatasi transfer data.
2. Simpan file Excel dan pastikan datamu terorganisir dengan baik. Jika data tersebar di beberapa lembar atau rentang, pertimbangkan untuk menggabungkannya ke dalam satu tabel agar lebih mudah diolah.
3. Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru. Pergi ke tab “Mailings“, lalu pilih “Start Mail Merge” dan pilih “Labels“.
4. Di kotak dialog “Label Options“, pilih vendor label dan nomor produk sesuai dengan lembar label yang kamu gunakan, lalu klik “OK“.
5. Masih di Word, pada tab “Mailings“, pilih “Select Recipients” dan klik “Use an Existing List“. Telusuri file Excelmu, lalu pilih lembar dan rentang data yang benar.
6. Di tab “Mailings“, klik “Insert Merge Field” untuk menambahkan kolom data, seperti nama atau alamat ke dalam template labelmu.
7. Klik “Preview Results” untuk memeriksa apakah semua label terisi dengan benar. Periksa setiap halaman untuk memastikan semua data muncul dengan benar.
8. Jika pratinjau sudah benar, klik “Finish & Merge“, lalu pilih “Edit Individual Documents“. Pada dialog “Merge to New Document“, pilih “All” dan klik “OK“.

Periksa dokumen yang dihasilkan untuk memastikan semua data dari file Excel sudah tergabung dengan baik ke label di semua halaman.

Baca juga: 3 Cara Membuat Undangan Digital Secara Gratis yang Estetik dan Rapi

Cara Membuat Mail Merge di WPS Office

Selain Microsoft Word, WPS Office juga merupakan software pengeditan dokumen yang menawarkan fitur Mail Merge. Fitur ini memungkinkan kamu untuk menggabungkan data dari file spreadsheet ke dalam dokumen, seperti surat, label, atau undangan, secara otomatis.

Dengan WPS Office, kamu dapat melakukan Mail Merge dengan langkah-langkah yang sederhana, mirip dengan proses di Microsoft Word, sehingga memudahkan pengelolaan komunikasi massal secara efisien. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka WPS Office dan buat dokumen kosong baru untuk menyiapkan buletin emailmu.
2. Setelah dokumen siap, buka tab “References” dan klik “Mail Merge” di menu ribbon.
3. Klik “Open Data Source” di tab “Mail” untuk menghubungkan berkas Excel yang berisi nama dan email pelanggan.
4. Cari dan pilih file Excel yang menyimpan data pelangganmu.
5. Klik “Mail Merge Recipients” untuk memastikan semua data dari Excel telah terhubung dengan benar.
6. Di dokumenmu, klik “Insert Merge Field” di samping bagian sapaan, dan pilih “First Name” dan “Last Name“. Ini akan menambahkan nama pelanggan secara otomatis ke email.
7. Buka bagian “Merged Data” untuk melihat pratinjau surat yang sudah dipersonalisasi, misalnya, “John Doe”. Kamu juga bisa menggunakan opsi “Next Record” untuk melihat data dari pelanggan lain.
8. Klik “Merge to Email” untuk membuka jendela pengaturan email. Di sini, masukkan email pelanggan di kolom “To“, pilih email, dan sesuaikan subjek.
9. Klik “OK” untuk memulai pengiriman email.

Menggunakan fitur Mail Merge dengan software, seperti Microsoft Word atau WPS Office memungkinkan kamu untuk mengelola komunikasi massal dengan efisien, menghemat waktu, dan memastikan personalisasi yang akurat. Proses ini mempermudah pembuatan dokumen yang konsisten dan profesional dalam jumlah besar.

Untuk memaksimalkan hasil kontenmu, pertimbangkan layanan dari Optimaise. Optimaise menyediakan jasa penulisan artikel yang tidak hanya berkualitas, tetapi juga dirancang untuk meningkatkan daya tarik dan efektivitas komunikasimu.

Hubungi kami di Optimaise untuk mendapatkan layanan penulisan artikel yang profesional dan disesuaikan dengan kebutuhanmu!