Apa Itu Press Conference? Ini 4 Hal yang Perlu Kamu Pahami

Apakah kamu pernah mendengar istilah “press conference” dan bertanya-tanya apa yang sebenarnya terjadi di balik kegiatan ini? Konferensi pers bukan sekadar acara formal, tetapi menjadi momen di mana informasi penting disebarluaskan dan pertanyaan-pertanyaan akan dijawab secara langsung.

Bayangkan sekelompok jurnalis berkumpul, bersiap dengan pertanyaan yang kritis, sementara para pembicara di depannya akan berusaha menyampaikan pesan yang jelas dan meyakinkan. Dari pengumuman besar hingga klarifikasi krisis, press conference memainkan peran kunci dalam membangun hubungan antara media dan publik.

Pada artikel kali ini, kita akan menjelajahi beberapa hal menarik yang perlu kamu ketahui tentang press conference dan mengapa acara ini begitu penting di dalam dunia komunikasi modern.

Apa Itu Press Conference?

Press conference atau konferensi pers adalah acara di mana sebuah organisasi secara resmi memberikan informasi kepada media dan menjawab pertanyaan yang diajukan. Biasanya, konferensi pers diadakan sebagai tanggapan terhadap isu atau perkembangan yang penting bagi publik.

Dalam konteks perusahaan, acara ini biasanya dipimpin oleh eksekutif senior, juru bicara perusahaan, atau petugas komunikasi. Tapi, menarik perhatian media besar bisa menjadi tantangan, terutama jika acara tersebut diadakan pada periode pengumuman keuangan triwulanan atau tahunan, kecuali jika terdapat pengumuman penting yang benar-benar akan menarik perhatian.

Press conference bisa diadakan oleh berbagai pihak, seperti perusahaan, politisi, atau pejabat pemerintah, untuk menyampaikan informasi penting kepada publik.

Konferensi pers juga sering disebut sebagai news conference. Jika di dalam acara tersebut tidak ada pernyataan resmi yang diberikan atau tidak ada kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, maka acara semacam itu biasanya akan diisi dengan sesi foto.

Baca juga: Press Release Artinya Apa? Simak 5 Penjelasan Lengkapnya di Sini

Mengapa Press Conference Penting untuk Diadakan

Tidak hanya sebagai sarana untuk mengumumkan berita penting atau memperjelas isu yang kontroversial, press conference juga merupakan kesempatan untuk membangun hubungan yang kuat dengan media dan menguatkan citra positif perusahaan.

Ada banyak alasan mengapa sebuah perusahaan memutuskan untuk mengadakan press conference. Ini adalah beberapa alasan penting yang dapat melatarbelakangi kegiatan ini:

1. Menanggapi laporan keuangan, berita penting, atau kontroversi.
2. Mengumumkan pengunduran diri atau penunjukan eksekutif baru.
3. Memperkenalkan fasilitas produksi baru.
4. Meluncurkan produk baru atau mengumumkan merger dan akuisisi.

Ini hanya beberapa contoh kapan perusahaan memilih untuk mengadakan konferensi pers. Di dalam beberapa situasi, perusahaan juga bisa mengadakan konferensi pers sebelum ada berita besar yang muncul. Langkah ini berguna untuk menghadapi potensi berita negatif dan memberikan informasi secara jujur, sehingga tidak terkesan sedang menutupi sesuatu yang buruk.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Mengadakan Press Conference

Press conference biasanya diadakan oleh perusahaan atau individu untuk memberikan informasi penting kepada publik melalui media. Di dalam acara ini, satu atau beberapa pembicara, yang bisa berupa eksekutif perusahaan, juru bicara, atau tokoh yang relevan, akan memberikan pernyataan atau pidato di hadapan wartawan dan undangan lainnya.

Setelah pernyataan resmi disampaikan, para reporter yang hadir biasanya diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada pembicara. Karena itu, sebelum mengadakan kegiatan ini, sebaiknya persiapkanlah beberapa hal ini.

Press Release

Langkah pertama yang penting dalam mengadakan konferensi pers adalah menyusun press releasi. Siaran pers atau press releasi ini berfungsi sebagai pengumuman resmi kepada media tentang acara yang akan diadakan. Agar efektif, siaran pers harus disusun dengan baik, artinya harus singkat, jelas, dan tidak ambigu, sehingga pesan yang disampaikan tidak disalahartikan.

Selain itu, siaran pers harus secara langsung menangani isu atau topik yang akan dibahas dalam konferensi pers, baik itu berkaitan dengan hal positif seperti peluncuran produk baru, maupun hal negatif seperti krisis atau kontroversi.

Transparansi di dalam menyampaikan informasi sangat penting, sehingga audiens mendapatkan pemahaman yang tepat tentang situasi yang dihadapi perusahaan atau individu yang mengadakan konferensi tersebut.

Lokasi

Memilih lokasi yang tepat untuk press conference adalah langkah penting yang perlu dipertimbangkan selanjutnya. Lokasi tersebut harus cukup besar untuk menampung semua media yang diundang, termasuk para wartawan, fotografer, dan kru kamera.

Selain itu, lokasi juga sebaiknya memiliki kaitan dengan pengumuman yang akan disampaikan, agar memberikan kesan yang lebih relevan dan mendukung pesan yang ingin disampaikan.

Misalnya, jika perusahaan akan meluncurkan produk baru, maka mengadakan konferensi pers di toko utama atau di lokasi produksi produk tersebut dapat memberikan konteks yang lebih kuat.

Dengan begitu, media dan audiens dapat merasakan langsung kaitan antara tempat acara dengan informasi yang disampaikan, sehingga pesan perusahaan terasa lebih konkret dan berdampak. Pemilihan tempat yang strategis ini juga bisa memperkuat citra perusahaan dan meningkatkan daya tarik konferensi pers.

Undangan

Biasanya, perusahaan memiliki daftar media yang telah diseleksi sebelumnya untuk diundang ke press conference. Daftar ini berisi media atau jurnalis yang relevan dengan topik yang akan dibahas.

Orang-orangdi dalam daftar ini akan menerima salinan press release terlebih dahulu, sehingga mereka bisa mendapatkan gambaran mengenai informasi yang akan disampaikan dalam konferensi.

Selain press release, undangan yang dikirim kepada media juga harus disusun dengan baik. Undangan ini penting karena berfungsi untuk menarik perhatian dan memastikan bahwa para jurnalis tertarik untuk hadir.

Seperti halnya siaran pers, undangan tersebut harus ringkas, menarik, dan jelas tentang waktu, lokasi, serta topik yang akan dibahas. Jika undangan tersebut menarik dan disusun dengan baik, maka peluang lebih besar bagi perusahaan untuk menarik liputan media yang luas, sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat menjangkau audiens yang lebih besar.

Langkah-langkah untuk Mengadakan Press Conference

Press conference memberikan banyak manfaat, seperti menjelaskan masalah-masalah rumit dengan lebih jelas, menghindari kesalahpahaman, menciptakan interaksi langsung, dan meningkatkan kepercayaan publik.

Tapi, untuk membuat konferensi pers berjalan dengan baik, dibutuhkan lebih dari sekadar menyiapkan peralatan dan berharap hasil yang maksimal. Di dalam bagian ini, kita akan membahas beberapa tahap penting dalam menyelenggarakan konferensi pers yang efektif, yaitu perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan.

Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan adalah langkah awal dan paling penting dalam menyelenggarakan konferensi pers. Pada tahap ini, penyelenggara perlu menjelaskan dengan jelas alasan diadakannya konferensi dan tujuan yang ingin dicapai. Ini adalah beberapa alasan umum untuk melakukan press conference:

1. Pengumuman penting: ketika ada temuan inovatif atau hasil riset dan pengembangan yang signifikan, maka konferensi pers menjadi cara terbaik untuk menyampaikan berita ini ke publik.
2. Crisis communication: dalam situasi krisis, menjaga keterbukaan dan mengontrol narasi sangat penting. Misalnya, perusahaan mungkin perlu mengomentari kebijakan ekonomi terbaru.
3. Pengenalan produk atau layanan: saat meluncurkan produk atau layanan baru, konferensi pers memberikan kesempatan untuk memperkenalkan hal tersebut dengan cara yang menarik dan menyoroti keunggulannya.
4. Pencapaian atau momen penting: keberhasilan seperti perayaan hari jadi, ekspansi pasar, atau partnership layak dirayakan untuk menampilkan perusahaan dalam cahaya positif dan memberikan sinyal tentang masa depan.

Setelah tujuan ditentukan, penting untuk menetapkan tanggal dan lokasi acara. Acara ini sebaiknya diumumkan minimal 14 hari sebelumnya agar media memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan kehadirannya.

Undangan harus dikirim secara tertulis melalui email, dilengkapi dengan kop surat resmi. Di sini, penting untuk membuat undangan yang menarik agar media tertarik hadir dan berpartisipasi di dalam acara tersebut.

Tahap Persiapan

Selanjutnya terdapat tahapan persiapan, di mana tahap ini menjadi kunci untuk memastikan press conference berjalan lancar dan pesan yang disampaikan dapat diterima dengan jelas dan meyakinkan. Ini adalah beberapa langkah penting yang perlu kamu lakukan pada tahap ini:

1. Buat agenda: agenda sangat penting untuk mencatat topik utama yang akan dibahas dan memastikan konferensi pers berlangsung sesuai jadwal.
2. Siapkan materi: semua materi, seperti presentasi, selebaran, atau contoh produk, harus dipersiapkan jauh sebelumnya agar siap digunakan selama acara.
3. Hubungi media: sebaiknya hanya mengundang media yang relevan, dan menjaga komunikasi dengan mereka agar mereka tidak lupa mengenai acara tersebut.
4. Persiapkan pembicara: pembicara harus siap untuk menyampaikan pesan dengan jelas dan percaya diri, jadi latihan sebelum acara sangat dianjurkan.
5. Siapkan jawaban untuk pertanyaan: penting untuk memikirkan pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh media dan menyiapkan jawaban yang tepat sebelumnya.

Baca juga: 2 Jenis Berita Berdasarkan Pendekatannya dalam Menjangkau Audiens

Tahap Pelaksanaan

Menyelenggarakan konferensi pers memerlukan ketepatan dan sikap profesional. Biasanya, konferensi pers berlangsung tidak lebih dari 20 menit, meskipun pertanyaan dan klarifikasi dapat dilakukan dalam sesi tanya jawab setelahnya.

Selama waktu ini, seorang juru bicara yang berpengalaman harus memimpin, karena permintaan untuk berbicara atau pertanyaan tambahan bisa mengganggu alur acara. Jawaban yang diberikan harus singkat, jelas, dan langsung ke pokok permasalahan, serta diucapkan dengan pelan agar mudah dipahami.

Ini beberapa tips untuk mengadakan konferensi pers yang sukses:

• Konferensi pers harus dimulai tepat waktu dengan ucapan salam. Selain itu, penting untuk memberikan pengantar singkat mengenai topik yang akan dibahas.
• Selama presentasi, penting untuk tetap mengikuti agenda agar tidak menyimpang dari topik utama dan menjaga fokus pada pesan yang ingin disampaikan.
• Setelah presentasi, buka kesempatan bagi media untuk mengajukan pertanyaan. Jawab pertanyaan dengan tenang dan sopan, bahkan jika pertanyaan tersebut bersifat kritis, agar tetap terlihat profesional.
• Akhiri konferensi pers dengan merangkum poin-poin utama dan mengucapkan terima kasih kepada para peserta.
• Setelah acara, berikan waktu bagi perwakilan media untuk mengajukan pertanyaan tambahan atau melakukan wawancara. Pastikan juga untuk segera mengirimkan materi yang telah dijanjikan.

Dengan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang baik, press conference dapat membantu menyampaikan pesan dengan jelas dan meningkatkan kredibilitas organisasi. Jika kamu ingin memaksimalkan potensi komunikasimu melalui press conference dan memastikan pesanmu sampai dengan tepat, Optimaise, sebagai digital marketing agency Malang, siap membantu.

Kami menyediakan jasa press release, jasa penulisan artikel SEO friendly, dan jasa SEO untuk memastikan bahwa informasimu dapat menjangkau audiens yang lebih luas dan berdampak positif pada reputasi perusahaanmu. Bergabunglah bersama Optimaise untuk mengoptimalkan strategi komunikasimu!