Sering kali dalam lingkungan kerja, kamu perlu memberikan arahan atau penugasan resmi kepada seseorang untuk memastikan tugas dilakukan dengan jelas dan terstruktur.
Salah satu cara yang paling umum digunakan adalah melalui surat tugas. Surat ini tak hanya berlaku untuk kegiatan rutin, tetapi juga untuk proyek-proyek spesial seperti perjalanan dinas, pelatihan, hingga pengawasan proyek.
Nah, di dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa contoh surat tugas yang bisa kamu gunakan langsung sesuai kebutuhan perusahaan atau instansi tempat kamu bekerja.
Table of Contents
Pengertian Surat Tugas
Surat tugas adalah dokumen resmi yang kamu terima dari atasan, instansi, atau lembaga tempat kamu bekerja atau belajar. Fungsinya adalah memberikan wewenang atau mandat kepada kamu untuk menjalankan suatu kegiatan atau tugas tertentu atas nama organisasi tersebut.
Misalnya, jika kamu diminta menghadiri rapat, mengikuti pelatihan, atau melakukan perjalanan dinas, maka surat tugas akan menjadi bukti bahwa kamu ditunjuk secara sah dan resmi.
Dalam surat tugas, biasanya tercantum identitas kamu, jabatan atau posisimu, detail kegiatan yang akan kamu jalani, serta jangka waktu pelaksanaannya.
Surat ini juga ditandatangani oleh pihak yang berwenang, seperti pimpinan instansi, kepala sekolah, atau manajer perusahaan.
Kamu perlu memahami bahwa surat tugas tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga menjadi bentuk kepercayaan dari lembaga terhadap kemampuan kamu dalam menyelesaikan tanggung jawab.
Karena itu, saat menerima surat tugas, kamu diharapkan melaksanakan tugas tersebut dengan penuh tanggung jawab dan integritas. Simpan surat ini dengan baik, karena mungkin akan kamu perlukan sebagai bukti formal jika dibutuhkan di kemudian hari.
Baca juga: 4 Contoh Surat Undangan Resmi Lengkap Panduan Penulisannya
Apa Fungsi Surat Tugas?
Surat tugas memiliki fungsi yang penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan atau kegiatan resmi yang kamu jalankan.
Dokumen ini bukan hanya formalitas, tetapi juga bentuk kepercayaan dari atasan atau instansi terhadap kemampuan kamu dalam menjalankan tanggung jawab tertentu. Ini adalah beberapa fungsi utama surat tugas:
- Surat tugas menjadi bukti sah bahwa kamu diberi wewenang untuk melakukan suatu kegiatan atas nama organisasi. Ini penting jika kamu harus menunjukkan izin resmi kepada pihak luar.
- Surat ini membantu kamu memahami ruang lingkup tugas, waktu pelaksanaan, dan lokasi kegiatan secara jelas, sehingga kamu bisa menjalankannya dengan terarah.
- Jika terjadi masalah selama pelaksanaan tugas, surat tugas bisa kamu gunakan sebagai perlindungan atau pertanggungjawaban administratif.
- Dalam beberapa kasus, surat tugas bisa membantu kamu mendapatkan akses ke fasilitas seperti transportasi, penginapan, atau dokumen pendukung lainnya.
Struktur Surat Tugas
Saat kamu ditunjuk untuk menjalankan suatu kegiatan resmi oleh instansi atau atasan, kamu akan menerima dokumen bernama surat tugas. Surat ini menjadi bukti bahwa kamu diberi kepercayaan untuk mewakili organisasi dalam tugas tertentu.
Agar kamu bisa memahaminya dengan baik, penting untuk mengetahui struktur surat tugas yang umumnya bersifat formal dan teratur. Ini adalah bagian-bagian utama yang biasanya ada dalam surat tugas:
- Kop surat
- Di bagian atas, kamu akan melihat kop surat yang mencantumkan nama, logo, dan alamat instansi atau organisasi yang menerbitkan surat tugas.
- Judul surat
- Judul biasanya berbunyi “Surat Tugas” dan ditulis dengan huruf kapital dan ditebalkan. Ini menegaskan jenis dokumen yang kamu pegang.
- Nomor surat
- Bagian ini menunjukkan nomor urut surat yang dikeluarkan, dan berguna untuk keperluan arsip atau pelacakan administratif.
- Isi surat
- Di sini tercantum identitas kamu, jabatan, serta penjelasan mengenai tugas yang harus kamu jalankan, lengkap dengan waktu dan tempat pelaksanaannya.
- Penutup dan tanda tangan
- Surat diakhiri dengan pernyataan resmi, tanggal penerbitan, serta tanda tangan dan nama pejabat yang memberikan tugas.
- Stempel instansi
- Surat tugas yang sah biasanya dibubuhi stempel resmi dari instansi.
Contoh Surat Tugas untuk Keperluan Instansi dan Perusahaan
Entah kamu bekerja di lingkungan profesional atau dunia pendidikan, memahami format surat tugas yang tepat bisa sangat membantu.
Di bagian ini, kamu akan menemukan contoh-contoh surat tugas yang bisa langsung kamu sesuaikan sesuai keperluan, baik untuk keperluan kantor maupun kegiatan sekolah. Yuk, kita lihat contohnya satu per satu!
Contoh Surat Tugas Perusahaan
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT MAJU BERSAMA
Jl. Kemajuan No. 88, Jakarta Selatan 12345
Telp: (021) 12345678 | Email: info@majubersama.co.id
SURAT TUGAS
Nomor: 045/ST/MB/VI/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Budi Santosa
Jabatan: Manajer Operasional
Perusahaan: PT Maju Bersama
Dengan ini menugaskan kepada:
Nama: Rina Anindita
Jabatan: Staf Administrasi
NIK: 12004567
Untuk melaksanakan tugas perjalanan dinas ke Bandung dalam rangka menghadiri pertemuan koordinasi dengan mitra cabang pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 25 Juni 2025
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Kantor Cabang PT Maju Bersama, Jl. Soekarno Hatta No. 10, Bandung
Segala biaya perjalanan dan akomodasi akan ditanggung oleh perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku. Setelah tugas selesai, yang bersangkutan diwajibkan membuat laporan tertulis kepada atasan langsung.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 20 Juni 2025
Hormat kami,
PT Maju Bersama
(Budi Santosa)
Manajer Operasional
Stempel Perusahaan
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
[KOP SURAT INSTANSI/PERUSAHAAN]
PT SINAR UTAMA ABADI
Jl. Merdeka No. 10, Surabaya, Jawa Timur 60234
Telp. (031) 7654321 | Email: info@sinarutama.co.id
SURAT TUGAS
Nomor: 091/ST/SUA/VII/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dimas Haryanto
Jabatan: Kepala Divisi Operasional
Perusahaan: PT Sinar Utama Abadi
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Linda Paramita
Jabatan: Supervisor Logistik
NIK: 18004589
Untuk melakukan perjalanan dinas ke Yogyakarta dalam rangka monitoring proyek pengadaan logistik dan koordinasi dengan vendor lokal, yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin–Rabu, 21–23 Juli 2025
Waktu: 08.00 WIB s.d. selesai
Lokasi: Gudang Mitra, Jl. Kaliurang KM 9, Sleman – Yogyakarta
Selama menjalankan tugas, segala biaya transportasi, akomodasi, dan kebutuhan dinas lainnya ditanggung oleh perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku. Setelah tugas selesai, pegawai yang bersangkutan wajib menyusun laporan hasil perjalanan dinas.
Demikian surat tugas ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Surabaya, 17 Juli 2025
Hormat kami,
PT Sinar Utama Abadi
(Dimas Haryanto)
Kepala Divisi Operasional
Stempel Perusahaan
Contoh Surat Tugas Pelatihan
[KOP SURAT PERUSAHAAN/INSTANSI]
PT NUSANTARA INOVASI TEKNOLOGI
Jl. Teknologi No. 25, Bandung 40123
Telp. (022) 9876543 | Email: info@nusantarateknologi.co.id
SURAT TUGAS
Nomor: 032/ST/NIT/VII/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Andi Pratama
Jabatan: Manajer HRD
Perusahaan: PT Nusantara Inovasi Teknologi
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Syifa Aulia Rahman
Jabatan: Staf IT Support
NIK: 202108002
Untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Keamanan Siber Dasar yang diselenggarakan oleh PT Solusi Digital Mandiri secara daring, dengan rincian kegiatan sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Selasa–Kamis, 22–24 Juli 2025
Waktu: 09.00–15.00 WIB
Tempat: Online via Zoom Meeting
Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan teknis karyawan di bidang keamanan data dan sistem informasi perusahaan. Diharapkan peserta dapat mengikuti pelatihan ini secara aktif dan menyusun laporan ringkasan materi setelah pelatihan selesai.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 18 Juli 2025
Hormat kami,
PT Nusantara Inovasi Teknologi
(Andi Pratama)
Manajer HRD
Stempel Perusahaan
Baca juga: 12 Contoh Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan Lengkap Tipsnya
Contoh Surat Tugas Guru
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SUKAMAKMUR
SD NEGERI 01 SUKAMAKMUR
Jl. Pendidikan No. 12, Sukamakmur, Jawa Tengah 57382
Telp. (0271) 456789 | Email: sdn01@sukamakmur.sch.id
SURAT TUGAS
Nomor: 045/ST/SDN01/VII/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Siti Maryam, S.Pd
Jabatan: Kepala Sekolah
Instansi: SD Negeri 01 Sukamakmur
Dengan ini menugaskan:
Nama: Agus Prasetyo, S.Pd
NIP: 19810522 200901 1 002
Jabatan: Guru Kelas 5
Untuk mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis Kurikulum Merdeka yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Sukamakmur pada:
Hari/Tanggal: Rabu–Jumat, 23–25 Juli 2025
Waktu: 08.00–16.00 WIB
Tempat: Aula Dinas Pendidikan Kab. Sukamakmur, Jl. Raya Pendidikan No. 20
Guru yang bersangkutan diharapkan dapat mengikuti kegiatan tersebut dengan penuh tanggung jawab dan menyampaikan hasil pelatihan kepada rekan guru di sekolah.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Sukamakmur, 18 Juli 2025
Hormat kami,
Kepala SD Negeri 01 Sukamakmur
(Siti Maryam, S.Pd)
NIP. 19760512 199802 2 001
Cap/Stempel Sekolah
Contoh Surat Tugas Pengawasan Proyek
PT BANGUN JAYA KONSTRUKSI
Jl. Raya Proyek No. 15, Jakarta Timur 12345
Telp. (021) 4567890 | Email: info@bangunjaya.co.id
SURAT TUGAS
Nomor: 017/ST/BJK/VII/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ir. Rudi Kurniawan
Jabatan: Direktur Utama
Perusahaan: PT Bangun Jaya Konstruksi
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama: Ahmad Hidayat, ST
Jabatan: Pengawas Lapangan
NIK: 19930112 201301 1 002
Untuk melaksanakan pengawasan terhadap Proyek Pembangunan Gedung Perkantoran yang berlokasi di Jl. Merdeka No. 10, Jakarta, selama periode:
Hari/Tanggal: Senin–Jumat, 20 Juli–20 Agustus 2025
Waktu: 08.00–17.00 WIB
Tempat: Lokasi Proyek Pembangunan Gedung Perkantoran, Jl. Merdeka No. 10, Jakarta
Tugas pengawasan ini mencakup pemeriksaan kualitas pekerjaan, pemantauan jadwal pelaksanaan, serta pelaporan kepada manajemen proyek mengenai perkembangan pekerjaan dan potensi masalah yang dihadapi di lapangan. Pengawas juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati dan sesuai dengan standar keselamatan kerja.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 18 Juli 2025
Hormat kami,
PT Bangun Jaya Konstruksi
(Ir. Rudi Kurniawan)
Direktur Utama
Cap Perusahaan
Dengan contoh-contoh surat tugas yang telah kami bahas, kamu kini dapat membuat surat tugas yang sesuai dengan kebutuhan spesifik. Pembuatan surat tugas yang jelas dan terstruktur akan membantu meminimalisir kesalahpahaman dan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan tugas.
Jika kamu mencari cara untuk meningkatkan visibilitas bisnis secara online melalui jasa SEO terpercaya, Optimaise dapat menjadi solusi yang tepat.
Sebagai digital agency Malang penyedia jasa SEO Bali, Optimaise memiliki pengalaman dalam membantu bisnis untuk mendapatkan visibilitas terbaik di mesin pencari, meningkatkan trafik, dan mendukung pertumbuhan online yang berkelanjutan.
Hubungi Optimaise hari ini untuk melihat bagaimana kami dapat membantu meningkatkan performa digital bisnismu!
