Menyusun surat undangan resmi sering kali terasa menantang, apalagi jika kamu ingin tampil profesional dan tepat sasaran. Mulai dari memilih format yang baku hingga merangkai kata-kata yang sopan, setiap detail kecil bisa memengaruhi kesan penerima.
Untungnya, kamu tidak perlu memulai dari nol, dalam artikel ini, kamu akan menemukan beberapa contoh surat undangan resmi yang siap pakai, lengkap dengan panduan langkah demi langkah untuk menulisnya.
Jadi, siapkan catatanmu dan mari pelajari cara membuatnya melalui contoh-contoh surat undangan resmi yang profesional!
Table of Contents
Struktur Surat Undangan Resmi
Jika kamu ingin membuat surat undangan resmi, penting untuk memahami strukturnya agar surat terlihat profesional dan mudah dipahami. Sebagai surat yang bersifat resmi, kamu tidak bisa asal-asalan saat menulis formal invitation.
Ada susunan atau struktur yang harus kamu ikuti supaya undanganmu terlihat sopan, jelas, dan bisa dipahami dengan baik oleh penerima. Nah, berikut ini adalah bagian-bagian penting yang harus kamu perhatikan saat menyusun undangan formal dalam Bahasa Inggris:
- Judul undangan (invitation title)
- Di bagian paling atas, kamu perlu menuliskan judul undangan. Gunakan huruf yang lebih besar dari bagian lainnya supaya penerima langsung tahu ini undangan untuk acara apa.
- Salam pembuka (greeting)
- Setelah judul, kamu lanjutkan dengan menyapa orang yang diundang. Pastikan sapaan ini sesuai dengan siapa yang kamu tuju, ya.
- Bagian pembuka (opening/pendahuluan)
- Ini bagian awal isi undangan yang menjelaskan alasan kamu mengundang. Buat ringkas dan jelas supaya maksud kamu langsung dipahami. Biasanya cukup satu paragraf.
- Informasi acara (information of event)
- Di bagian ini, kamu harus mencantumkan detail acara seperti lokasi, waktu, siapa yang akan bicara (kalau ada), dan aturan tambahan seperti dress code.
- Konfirmasi kehadiran (RSVP)
- Ini adalah bagian penting di undangan formal. Kamu kasih tahu ke penerima supaya mereka konfirmasi apakah bisa datang atau tidak. Tujuannya biar kamu bisa siapin jumlah kursi, konsumsi, dan hal teknis lainnya.
- Penutup singkat (closing statement)
- Kamu bisa menambahkan harapan atau ajakan singkat. Buat bagian ini singkat saja, cukup satu atau dua kalimat.
- Tanda tangan (signature)
- Terakhir, kamu perlu menambahkan tanda tangan dari pihak yang mengundang. Ini biasanya diletakkan di bagian bawah setelah penutup, sebagai tanda bahwa surat ini resmi.
Baca juga: 5 Contoh Kop Surat Resmi untuk Meningkatkan Citra Organisasi
Perbedaan Undangan Formal dan Informal
Ketika kamu ingin mengundang seseorang ke sebuah acara, penting buat kamu tahu dulu apakah acaranya bersifat formal atau informal. Kenapa? Karena gaya penulisan undangannya akan berbeda.
Undangan formal biasanya digunakan untuk acara-acara resmi, seperti seminar, rapat kerja, pernikahan, atau kegiatan yang melibatkan instansi atau organisasi.
Gaya bahasa dalam undangan formal harus kamu buat sopan, jelas, dan terstruktur. Biasanya ada bagian seperti kop surat, nomor surat, salam pembuka, isi undangan, dan tanda tangan resmi di akhir surat.
Sebaliknya, undangan informal digunakan untuk acara yang lebih santai dan bersifat pribadi, misalnya ulang tahun teman, reuni keluarga, atau arisan.
Dalam undangan informal, kamu bisa memakai bahasa yang lebih santai dan personal, bahkan boleh menambahkan sentuhan humor atau gaya bahasa yang akrab. Struktur penulisannya juga lebih fleksibel dan nggak terlalu terikat aturan baku.
Jadi, sebelum kamu menulis undangan, pastikan dulu jenis acaranya. Dengan begitu, kamu bisa menyesuaikan gaya bahasa dan formatnya, agar penerima merasa nyaman dan pesan yang kamu sampaikan bisa diterima dengan baik.
Cara Membuat Surat Undangan Resmi
Membuat surat undangan resmi nggak bisa sembarangan, ya. Ada aturan penulisan tertentu yang harus kamu ikuti agar suratmu terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerimanya.
Surat undangan resmi biasanya dipakai untuk acara-acara formal, seperti rapat dinas, seminar, pertemuan lembaga, atau kegiatan organisasi.
Kalau kamu ingin membuat surat undangan resmi, berikut adalah langkah-langkah penting yang bisa kamu ikuti:
- Tentukan tujuan dan penerima
- Kamu harus tahu dulu siapa yang akan kamu undang dan untuk acara apa. Ini akan mempengaruhi bahasa dan nada yang kamu gunakan.
- Contoh: Undangan rapat kepada kepala sekolah dan staf pengajar.
- Gunakan kop surat (jika ada)
- Kalau kamu mewakili instansi, kop surat perlu disertakan. Ini menunjukkan surat berasal dari lembaga resmi.
- Contoh:
SMA Negeri 3 JakartaJl. Melati No. 5, Jakarta Pusat
- Tulis tanggal, nomor surat, dan perihal
- Ini bagian penting dalam surat resmi agar surat kamu terdokumentasi dengan baik.
- Contoh:
Jakarta, 21 April 2025Nomor: 123/UND/IV/2025Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
- Salam pembuka
- Sapaan yang sopan dan sesuai dengan jabatan penerima surat.
- Contoh:
Yth. Bapak/Ibu Guru SMA Negeri 3 Jakarta
- Isi undangan
- Tulis dengan jelas acara apa yang akan diadakan, waktu, tempat, dan tujuan.
- Contoh:
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 24 April 2025
Waktu: 10.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Rapat SMA Negeri 3 Jakarta.
- Penutup dan harapan kehadiran
- Akhiri dengan kalimat yang sopan dan harapan agar undangan diterima.
- Contoh:
“Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu.”
- Tanda tangan dan nama terang
- Sertakan nama dan jabatan pengundang agar surat resmi dan jelas.
Contoh Surat Undangan Resmi yang Profesional
Surat undangan resmi memiliki peran penting dalam setiap kegiatan formal, baik itu pertemuan organisasi, seminar, rapat kerja, atau acara penting lainnya.
Surat ini bukan hanya sekadar alat komunikasi, tetapi juga mencerminkan citra profesionalisme dan keseriusan penyelenggara.
Pada bagian ini, kamu akan menemukan contoh surat undangan resmi yang sesuai dengan etika, jelas, dan efektif. Yuk, simak beberapa contoh surat undangan resmi berikut ini yang bisa kamu jadikan referensi saat akan mengadakan kegiatan formal sekolah atau organisasimu!
Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi
ORGANISASI PEMUDA KARYA BERSATU
Jl. Melati Raya No. 10, Jakarta Timur
Email: pemudakaryabersatu@email.com | Telp: (021) 555-1234
Jakarta, 21 April 2025
Nomor: 025/UND/PKB/IV/2025
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Yth. Bapak/Ibu Pengurus dan Anggota
Organisasi Pemuda Karya Bersatu
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan kinerja dan koordinasi internal organisasi, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 26 April 2025
Waktu: Pukul 09.00 – selesai
Tempat: Aula Serbaguna, Jl. Melati Raya No. 10, Jakarta Timur
Agenda utama rapat adalah pembahasan program kerja triwulan kedua serta evaluasi kegiatan sebelumnya. Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan demi kelancaran dan keberhasilan kegiatan organisasi kita ke depan.
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Organisasi Pemuda Karya Bersatu
(tanda tangan)
Andi Prasetyo
Contoh Surat Undangan Resmi Sekolah
SMA NEGERI 5 BANDUNG
Jl. Cendana No. 45, Bandung 40115
Telp. (022) 1234567 | Email: sman5bdg@gmail.com
Bandung, 21 April 2025
Nomor: 045/UND/SMAN5/IV/2025
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 5 Bandung
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka persiapan Ujian Akhir Sekolah (UAS) Tahun Pelajaran 2024/2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Jumat, 25 April 2025
Waktu: 08.00 – 10.30 WIB
Tempat: Aula SMA Negeri 5 Bandung
Agenda rapat akan membahas pelaksanaan UAS, pembagian jadwal belajar tambahan, serta sosialisasi kelulusan siswa. Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan untuk mendukung keberhasilan putra-putri kita bersama.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMA Negeri 5 Bandung
(tanda tangan)
Drs. Ahmad Nugraha, M.Pd.
Baca juga: 12 Contoh Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan Lengkap Tipsnya
Contoh Surat Undangan Resmi Singkat
KARANG TARUNA DESA SUKAMAJU
Jl. Raya Sukamaju No. 12, Kec. Sukamakmur, Kab. Sukabumi
Email: karangtarunasukamaju@gmail.com
Sukabumi, 21 April 2025
Nomor: 008/UND/KT/IV/2025
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Yth. Bapak/Ibu Anggota Karang Taruna
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 23 April 2025
Waktu: 16.00 WIB
Tempat: Balai Desa Sukamaju
Rapat ini akan membahas persiapan kegiatan bulan bakti Karang Taruna. Mengingat pentingnya agenda, kami mohon kehadiran tepat waktu.
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Karang Taruna Desa Sukamaju
(tanda tangan)
Rian Prasetyo
Contoh Surat Undangan Resmi untuk Perorangan
YAYASAN PENDIDIKAN BANGSA
Jl. Merdeka No. 78, Jakarta Pusat
Telp. (021) 6543210 | Email: yayasanbangsa@email.com
Jakarta, 21 April 2025
Nomor: 032/UND/YPB/IV/2025
Lampiran: –
Perihal: Undangan untuk Menjadi Pembicara Seminar
Yth. Dr. Andi Setiawan
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami, Yayasan Pendidikan Bangsa, mengundang Bapak Dr. Andi Setiawan untuk menjadi pembicara dalam seminar yang akan kami selenggarakan, dengan tema “Meningkatkan Kualitas Pendidikan di Era Digital”. Adapun acara ini akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 2 Mei 2025
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Gedung Serba Guna Yayasan Pendidikan Bangsa
Jl. Merdeka No. 78, Jakarta Pusat
Kami berharap Bapak dapat hadir dan memberikan materi yang berharga kepada peserta seminar. Kehadiran Bapak akan sangat berarti bagi kami.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Yayasan Pendidikan Bangsa
(tanda tangan)
Dr. Rina Pratiwi
Kamu kini telah mempelajari beberapa contoh surat undangan resmi dengan panduan lengkap mulai dari kop surat hingga tanda tangan, sehingga undanganmu pasti tampak profesional dan mudah dipahami.
Jika kamu berencana membagikan informasi akan bisnismu melalui website atau blog, pastikan orang-orang yang membutuhkan bisa menemukannya dengan mudah.
Di sinilah Optimaise hadir untuk membantu, jasa SEO terbaik kami, seperti jasa SEO Bali, siap meningkatkan visibilitas kontenmu di mesin pencari dan mendatangkan lebih banyak pengunjung berkualitas. Mari percayakan optimasi webmu pada Optimaise agar websitemu bisa selalu tampil unggul!
