Press Release Artinya Apa? Simak 5 Penjelasan Lengkapnya di Sini

Apa sebenarnya press release dan mengapa banyak perusahaan mengandalkannya untuk menyampaikan informasi penting? Di balik setiap pengumuman resmi atau berita perusahaan, ada tujuan dan teknik tertentu yang membuat informasi tersebut tersampaikan dengan efektif kepada media dan publik.

Di dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa hal penting yang perlu kamu ketahui tentang press release, mulai dari pengertian hingga bagaimana cara menggunakannya untuk membangun citra perusahaan.

Arti Press Release

Press release atau siaran pers adalah pernyataan resmi yang dibuat oleh sebuah organisasi untuk disebarluaskan ke media berita. Baik itu disebut sebagai “siaran pers,” “pernyataan pers,” atau “siaran media,” intinya tetap sama.

Dalam membuat press release, judul perlu menyertakan kata kerja yang menunjukkan tindakan, sementara paragraf pertamanya harus menjawab pertanyaan dasar, seperti “siapa,” “apa,” “mengapa,” dan “di mana.” Informasi di dalamnya juga harus jelas dan mudah dimengerti, serta sebaiknya dilengkapi dengan kutipan untuk memperkuat pesan.

Biasanya, press release dibuat singkat, sekitar 1 halaman, dengan panjang maksimal 2 halaman. Tujuan utama dari press release adalah memberi informasi yang cukup kepada media sehingga mereka dapat menulis berita mereka sendiri berdasarkan pengumuman tersebut.

Baca juga: Apa Itu Press Release? Ini Definisi dan 5 Komponennya

Ingatlah bahwa press release dapat dilihat oleh publik, termasuk pelanggan dan stakeholder, sehingga penting untuk menggunakannya sebagai bentuk konten marketing yang efektif, bukan hanya untuk mendapatkan liputan berita.

Manfaat dari Mempublikasikan Press Release

Bayangkan jika siaran persmu adalah sebuah jembatan yang menghubungkan inovasimu dengan perhatian publik, momen ketika ide cemerlangmu bisa mengubah pandangan atau bahkan kehidupan seseorang.

Tidak hanya berfungsi sebagai pengumuman, siaran pers memberikan kesempatan untuk bercerita, menggugah rasa ingin tahu, dan mengajak audiens untuk berinvestasi di dalam informasi yang kamu tawarkan.

Selain membantu perusahaanmu mendapatkan perhatian dari media, press release juga membawa beberapa keuntungan lain seperti ini:

1. Press release bisa meningkatkan kesadaran publik terhadap merekmu dengan menyampaikan berita, pembaruan, atau pencapaian perusahaan. Ini bisa menarik minat calon pelanggan dan memperkuat identitas merekmu.
2. Press release yang dipublikasikan secara online dapat membantu meningkatkan posisi dan otoritas situs webmu di mesin pencari. Dengan menambahkan keyword dan tautan yang relevan, press release bisa membantu membuat situs webmu lebih mudah ditemukan di dalam hasil pencarian.
3. Press release merupakan cara yang efektif untuk memberi informasi kepada para investor, pemegang saham, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Mereka bisa mengikuti perkembangan perusahaan, seperti pengumuman penting, laporan keuangan, atau rencana strategis.
4. Dalam situasi sulit, press release yang disusun secara baik dapat membantu mengontrol pesan yang disampaikan ke publik, memberikan informasi yang benar, dan menjaga citra perusahaan di mata masyarakat.

Jenis-jenis Press Release

Ketika datang ke dunia siaran pers, satu ukuran tidak cocok untuk semua. Setiap momen penting dalam perjalanan perusahaan, mulai dari peluncuran produk baru hingga pengumuman kerjasama strategis, semua memerlukan pendekatan yang unik.

Jenis-jenis siaran pers ini berfungsi sebagai alat yang memungkinkan kamu menyampaikan pesan dengan cara yang paling efektif dan relevan:

1. Peluncuran produk: siaran pers ini sangat bermanfaat untuk mengumumkan produk atau layanan baru yang diluncurkan perusahaan kepada konsumen. Informasi yang disertakan harus mencakup detail produk, seperti spesifikasi, harga, ketersediaan, dan manfaat bagi pengguna.
2. Merger dan akuisisi: jika terjadi perubahan besar dalam organisasi, seperti merger atau akuisisi, siaran pers penting untuk memberi tahu para stakeholder. Informasi yang perlu disertakan adalah detail perusahaan yang terlibat, rincian mengenai perubahan, dan pernyataan dari pimpinan perusahaan.
3. Pembaruan produk: selain produk baru, pembaruan atau perbaikan produk yang sudah ada juga perlu diumumkan. Di dalamnya jelaskan perubahan yang dilakukan, alasan pembaruan, dan bagaimana pembaruan ini menguntungkan pengguna.
4. Event: siaran pers ini jenis bertujuan menarik perhatian media agar acara tersebut dapat lebih dikenal. Informasi penting yang perlu disertakan adalah deskripsi acara, target audiens, tanggal, lokasi, dan harga tiket, jika ada.
5. Pembukaan kantor atau lokasi baru: saat membuka kantor baru atau pindah lokasi, siaran pers membantu menginformasikan detail pembukaan. Sertakan tanggal, lokasi baru, pihak yang terlibat, dan cara acara pembukaan akan dirayakan.
6. Kemitraan baru: siaran pers jenis ini membantu memperkenalkan kerja sama baru antara kedua pihak. Isinya bisa berupa rangkuman singkat tentang perusahaan yang berkolaborasi, alasan kemitraan, dan siapa saja yang diuntungkan adalah informasi penting yang perlu disampaikan.
7. Rebranding: perubahan identitas merek bisa membingungkan pelangganmu, sehingga siaran pers dapat menjelaskan perubahan ini kepada publik. Jelaskan apa yang berubah, alasan perubahan, tanggal efektif, dan pernyataan dari tim pimpinan.
8. Perubahan tim eksekutif: jika ada perubahan pada tim eksekutif atau kepemimpinan, siaran pers ini penting untuk menginformasikan pemangku kepentingan. Jelaskan siapa yang bergabung, peran baru mereka, dan latar belakang atau pengalaman yang mendukung mereka di posisi tersebut.
9. Penghargaan dan prestasi: jika perusahaan menerima penghargaan, siaran pers dapat digunakan untuk membagikan pencapaian ini. Informasi yang perlu dimasukkan adalah detail perusahaan, alasan penghargaan diberikan, deskripsi penghargaan, dan acara penyerahannya jika ada.

Format Press Release

Saat membuat siaran pers, penting untuk menuliskannya dengan gaya yang segar dan mudah dipahami, sehingga jurnalis bisa langsung membayangkan bagaimana tulisan ini akan muncul di berita mereka.

Ini adalah beberapa elemen dasar yang perlu disertakan di dalam siaran pers:

1. Tempatkan informasi kontakmu di sudut kiri atas.
2. Tambahkan kalimat “Untuk segera dirilis” di sudut kanan atas.
3. Buat judul yang ringkas dan jelas mengenai pengumuman.
4. Sebutkan lokasi bisnismu di awal kalimat pertama siaran pers.
5. Sertakan informasi singkat tentang perusahaanmu di bagian akhir siaran pers.

Untuk memberi tanda bahwa siaran pers sudah selesai, kamu bisa menambahkan “###” atau simbol lain di bagian bawah. Ini membantu jurnalis mengetahui bahwa tidak ada lagi informasi tambahan di bagian selanjutnya.

Umumnya, bagian utama dari siaran pers mencakup beberapa hal ini:

1. Paragraf pertama menjelaskan inti pengumuman dan memberi sedikit gambaran tentang bisnismu dan tujuannya.
2. Dua hingga tiga paragraf berikutnya berisi kutipan dari perwakilan perusahaan atau pimpinan, yang menjelaskan alasan di balik pengumuman ini.
3. Paragraf terakhir adalah bagian “Tentang Kami”, yang memberikan ringkasan singkat mengenai perusahaanmu dan layanan atau produk yang ditawarkan.

Mengikuti panduan ini akan membantu siaran persmu terlihat lebih profesional dan mudah dimengerti oleh jurnalis yang membacanya.

Cara Menulis Press Release yang Menarik

Menulis siaran pers yang menarik adalah seni yang dapat menentukan apakah pesanmu akan berhasil menarik perhatian jurnalis dan pembaca atau terabaikan begitu saja. Setiap elemen, mulai dari judul hingga kutipan, semua berperan penting dalam menyusun narasi yang menarik.

Mari kita eksplorasi langkah-langkah yang dapat kamu ambil untuk membuat siaran pers yang tidak hanya informatif tetapi juga memikat dan berkesan.

Buat Judul yang Menarik

Kamu mungkin sudah siap menyampaikan pengumuman, sekarang saatnya menuliskannya dengan cara yang efektif untuk menarik perhatian komunitas, industri, dan audiensmu.

Sama seperti membuat judul konten di blog yang menarik, kesuksesan siaran pers dimulai dari judul yang kuat. Ingat, kamu hanya punya satu kalimat untuk menarik perhatian, jadi pilihlah kata-kata dengan hati-hati agar judulnya memikat.

Ini beberapa tips agar judulmu bisa lebih menonjol:

1. Gunakan kata kerja yang aktif.
2. Sampaikan informasi dengan jelas dan spesifik.
3. Buatlah judul singkat tapi padat.

Yang paling penting, buat judulnya menarik, ini karena reporter menerima banyak sekali siaran pers setiap harinya, jadi usahakan agar judulmu bisa langsung mencuri perhatian mereka.

Selain itu, konsumen juga melihat berita di linimasa mereka. Jadi, pastikan judulmu cukup memikat agar mereka tertarik membacanya lebih lanjut.

Tambahkan Subjudul dan Pembahasan

Subjudul berfungsi sebagai pelengkap untuk judul utama. Jika judul utama berperan menarik perhatian, maka subjudul membantu memberikan sedikit konteks atau penjelasan tambahan, sehingga pembaca dapat langsung memahami inti beritamu tanpa perlu membaca seluruh teks.

Subjudul adalah ringkasan singkat dari keseluruhan siaran pers. Ini membantu pembaca mendapatkan gambaran langsung tentang inti pengumuman yang akan dibahas lebih detail di paragraf selanjutnya.

Subjudul yang baik akan membuat pembaca semakin penasaran dan ingin tahu lebih jauh tentang isi siaran pers. Jadi, buatlah subjudul yang menarik tapi tetap informatif, sehingga minat pembaca tetap terjaga.

Sampaikan Informasi Penting di Awal

Agar siaran persmu menarik bagi pembaca, penting untuk membuat mereka merasa bahwa berita ini layak untuk diperhatikan.

Salah satu cara efektif untuk mencapainya adalah dengan mengikuti struktur “piramida terbalik”. Ini berarti kamu bisa mulai dengan informasi terpenting, lalu secara bertahap bergerak ke detail yang kurang penting.

Paragraf pertama siaran persmu harus segera menjelaskan elemen-elemen dasar, seperti siapa, apa, dan di mana. Pada paragraf kedua, fokuslah pada “mengapa” berita ini penting.

Reporter biasanya tidak punya banyak waktu untuk memilah informasi yang terlalu banyak atau tidak relevan, sehingga mereka lebih membutuhkan fakta-fakta utama yang akan membantu mereka menceritakan kisah ini dengan baik.

Setelah bagian awal, hindari menambahkan informasi penting yang baru. Ini karena pembaca mungkin melewatkan bagian-bagian yang lebih mendalam di akhir. Dengan pendekatan ini, kamu bisa memastikan bahwa pesan utamamu tersampaikan dengan jelas dan langsung.

Buat Kutipan

Setelah latar cerita siaran persmu siap, kini saatnya menambahkan kutipan yang bisa membantu wartawan memahami konteks pengumumanmu. Kutipan ini bisa menggambarkan dampak pengumumanmu terhadap industri, pelanggan, atau lingkungan tertentu.

Idealnya, kutipan diambil dari pemimpin penting di perusahaanmu, seperti anggota tim eksekutif, kepala proyek, atau individu lain yang terkait langsung dengan berita tersebut. Mengutip sosok-sosok yang berpengaruh ini akan memperkuat nilai dari perkembangan yang kamu umumkan.

Pastikan kutipan yang kamu pilih membantu membangun cerita utama dan menyoroti inti dari pengumuman tersebut. Tidak perlu melibatkan terlalu banyak orang untuk memberikan komentar. Cukup pilih 1 atau 2 juru bicara yang relevan dan gunakan perspektif mereka untuk memperkaya pesan yang ingin kamu sampaikan.

Manfaatkan Tren Terkini atau Newsjacking

Di bagian akhir siaran persmu, ingatlah bahwa pembaca sudah memahami informasi penting terkait pengumumanmu. Kamu bisa menggunakan bagian ini untuk memperkuat pesan utama dengan menjelaskan cara-cara inovatif atau penting yang diambil perusahaan dalam mengembangkan proyek atau pengumuman ini.

Jika relevan, tambahkan juga pandangan tentang dampak yang mungkin terjadi di masa depan. Selain itu, kamu bisa meningkatkan daya tarik siaran pers dengan mengaitkannya pada topik yang sedang hangat atau newsjacking.

Dengan begitu, siaran persmu menjadi lebih relevan bagi jurnalis dan pembaca, karena mereka dapat melihat kaitannya dengan situasi saat ini.

Jelaskan Keinginan Perusahaan Secara Jelas

Banyak jurnalis di X mengeluhkan siaran pers atau promosi yang kurang jelas dalam menjelaskan apa yang sebenarnya dilakukan oleh perusahaan atau inti dari pengumumannya.

Untuk menghindari ini, jelaskan secara ringkas dan sederhana tentang apa yang dilakukan perusahaanmu, serta tentang pengumuman tersebut, sehingga mudah dipahami. Sertakan juga tautan ke situs web perusahaanmu di bagian awal agar pembaca bisa langsung mengakses informasi lebih lanjut.

Jika kamu mengutip data di dalam siaran pers, tambahkan tautan ke sumber data tersebut. Selain itu, pastikan setiap nama yang disebutkan dalam rilis dilengkapi dengan jabatan dan nama perusahaan yang terkait, sehingga informasi lebih lengkap dan kredibel.

Sertakan Informasi Kontak

Pastikan jurnalis dapat dengan mudah menghubungi perusahaanmu dengan menyediakan informasi kontak media yang jelas. Ini memudahkan mereka untuk segera mengontak kamu jika membutuhkan informasi tambahan, menjadwalkan wawancara, atau meminta gambar serta materi pendukung lainnya.

Langkah ini juga membantu kelancaran komunikasi dan meningkatkan peluang perusahaanmu mendapat liputan media atau berinteraksi lebih lanjut dengan jurnalis maupun pemangku kepentingan terkait.

Saat memberikan informasi kontak, cantumkan ini:

1. Nama kontak yang dapat dihubungi
2. Alamat email
3. Nomor telepon

Baca juga: 7 Contoh Press Release Berdasarkan Jenisnya Ini Penting untuk Diketahui

Periksa Kembali

Sebelum mengirimkan siaran pers ke media, penting untuk melakukan pemeriksaan menyeluruh. Kamu ingin perusahaanmu tampil sebaik mungkin, dan kesalahan ketik bisa mengalihkan perhatian dari inti pesan yang ingin disampaikan.

Luangkan waktu untuk membaca kembali siaran persmu sebelum dipublikasikan. Akan lebih baik lagi jika kamu meminta bantuan editor atau rekan kerjamu untuk memeriksanya.

Ini memberi kamu kesempatan untuk memperbaiki kalimat yang kurang jelas, memeriksa format, dan memastikan teks tersebut mudah dibaca dan dipahami. Kamu tentu tidak menginginkan jika press release yang telah kamu publikasikan justru membingungkan publik.

Untuk memastikan kejelasan, minta seorang kolega membaca siaran pers tanpa konteks, lalu tanyakan apakah mereka bisa menjelaskan siapa, apa, dan mengapa dari berita tersebut. Jika mereka kesulitan, berarti kamu perlu kembali dan memperbaiki siaran pers tersebut.

Dengan format yang tepat dan isi yang menarik, press release bisa menjadi alat yang ampuh untuk memperkuat citra perusahaan di tengah persaingan. Jika kamu membutuhkan bantuan untuk membuat press release yang menarik dan informatif, atau artikel SEO-friendly yang dapat meningkatkan visibilitas bisnismu di mesin pencari, Optimaise siap membantu.

Sebagai penyedia jasa press release dan jasa penulisan artikel SEO friendly, Optimaise dapat membantu kamu menyiapkan konten berkualitas yang mendukung strategi digital marketingmu. Hubungi Optimaise hari ini dan temukan bagaimana kami dapat membantu kamu mencapai tujuan bisnismu!