Press release atau siaran pers adalah dokumen resmi yang disusun oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk memberikan informasi kepada media dan publik.
Tujuannya adalah untuk mengumumkan berita atau informasi penting, seperti peluncuran produk baru, acara perusahaan, perubahan manajemen, pencapaian, atau tanggapan terhadap isu tertentu.
Tapi, agar siaran pers dapat mencapai tujuannya, penting untuk memahami apa itu press release dan komponen-komponen kunci yang harus ada di dalamnya.
Dalam artikel ini, kita akan membahas definisi siaran pers serta beberapa elemen penting yang perlu kamu ketahui untuk menyusun siaran pers yang menarik dan efektif.
Table of Contents
Mengapa Press Release Penting
Press release adalah alat penting bagi banyak merek dan bisnis untuk menyampaikan informasi langsung kepada audiens. Saat perusahaan ingin membagikan kabar terbaru, mereka bisa menggunakan press release yang disebarkan melalui berbagai media.
Ini adalah beberapa alasan mengapa press release sangat bermanfaat dan penting bagi bisnis:
- Press release membantu memperkenalkan merek dengan membagikan berita, pembaruan, atau pencapaian terbaru perusahaan. Ini bisa menarik minat calon pelanggan dan membuat merek lebih dikenal.
- Press release yang dipublikasikan secara online dapat membantu meningkatkan peringkat pencarian. Dengan menambahkan keyword dan tautan yang relevan, visibilitas situs webmu di hasil pencarian dapat meningkat.
- Menjadi cara efektif untuk menjaga investor, pemegang saham, dan pihak terkait lainnya tetap terinformasi tentang pengumuman penting, laporan keuangan, atau rencana strategis perusahaan.
- Dalam situasi yang sulit, press release yang bagus bisa membantu perusahaan mengendalikan informasi, memberi penjelasan yang akurat, dan membentuk persepsi publik.
Baca juga: Pelajari Strategi dan Contoh Brand Partnerships Melalui 7 Hal Ini
Cara Kerja Press Release
Press release biasanya ditulis dan disebarkan oleh perusahaan, bukan hasil kerja jurnalis independen, meskipun sering ditujukan untuk memberi tahu jurnalis tentang berita tertentu. Karena dibuat oleh perusahaan, press release dapat memuat sudut pandang atau bias tertentu yang perlu diperhatikan oleh pembaca.
Salah satu cara mengenali press release adalah dari tampilannya, biasanya tidak mencantumkan nama penulis dan menyebutkan kantor pers atau departemen yang menyusunnya. Profesional di bidang hubungan masyarakat (humas) sangat bergantung pada media untuk menyebarkan press release mereka.
Dalam survei pada 2024 terhadap lebih dari 3.000 jurnalis dari 19 negara, sekitar 74% mengatakan bahwa press release adalah konten yang paling mereka butuhkan dari para profesional humas. Menurut Cision, sebagai perusahaan penyedia layanan humas yang melakukan survei tersebut, press release tetap sangat berguna bagi jurnalis.
PR Newswire (PRN) mengklaim bahwa layanannya dapat menjangkau lebih dari 440.000 ruang redaksi, feed berita, pelanggan, jurnalis, influencer, situs web, dan media digital di lebih dari 170 negara dan 40 bahasa.
Press Association (PA) menyatakan bahwa mereka memproduksi lebih dari 1 juta kata berita dan artikel setiap minggu, dengan tambahan 3.000 gambar yang dibuat oleh jurnalis dan fotografer mereka, serta menyiarkan 30 juta jam video langsung per tahun. Business Wire menyebutkan bahwa mereka terhubung dengan lebih dari 100.000 media di lebih dari 160 negara.
Perbedaan antara Press Release dan Press Conference
Press conference atau konferensi pers adalah acara langsung di mana organisasi atau individu menyampaikan informasi langsung kepada media. Selama acara ini, perwakilan berbicara mengenai suatu isu, membuat pengumuman, atau menjawab pertanyaan dari jurnalis.
Berbeda dengan siaran pers atau press release yang hanya berbentuk komunikasi satu arah, konferensi pers bersifat interaktif karena memungkinkan adanya sesi tanya jawab secara langsung.
Konferensi pers biasanya digunakan untuk pengumuman penting, penanganan krisis, atau ketika diperlukan penyampaian pesan yang lebih dinamis dan mendalam. Melalui konferensi pers, organisasi dapat menyampaikan informasi kepada media dan publik secara bersamaan, menciptakan kesan yang lebih personal dan berdampak.
Jika siaran pers dirancang untuk menyampaikan informasi tertentu, maka konferensi pers memberikan ruang untuk diskusi, klarifikasi, dan tanggapan langsung. Misalnya, konferensi pers bisa ditayangkan secara langsung sehingga pemirsa dapat mengajukan pertanyaan langsung kepada pembicara.
Sebaliknya, dalam siaran pers, perusahaan dan pembaca biasanya tidak memiliki interaksi langsung, yang mungkin memang disengaja.
Komponen Press Release yang Bagus
Di tahap awal menarik minat media, reporter biasanya meminta detail tambahan sebelum tanggal embargo untuk memastikan apakah cerita tersebut layak untuk mereka liput.
Dengan peluang ini, bagaimana kamu bisa memanfaatkannya sebaik mungkin? Perhatikan beberapa elemen penting ini saat menyusun press release, sehingga kamu bisa mempersiapkan langkah terbaik untuk mencapai kesuksesan.
Tentukan Waktu Rilis
Saat merencanakan peluncuran atau pengumuman, sangat penting untuk melakukan riset waktu secara menyeluruh. Perhatikan tanggal yang kamu pilih dan lihat apakah ada peristiwa besar atau isu lain yang akan menjadi sorotan utama di waktu yang sama, terutama di bidang yang sama dengan pengumumanmu.
Jika ada, para wartawan mungkin akan sibuk meliput acara atau berita besar tersebut, sehingga peluangmu untuk menarik perhatian mereka menjadi lebih kecil.
Selain itu, jika kamu mengadopsi strategi respons cepat, kamu harus selalu siap memanfaatkan momentum berita yang sedang ramai dibicarakan.
Ini artinya, ketika pengumuman atau produk klienmu relevan dengan topik yang sedang hangat, kamu dapat langsung menghubungi wartawan, menawarkan informasi terkait yang bisa memperkaya liputan mereka.
Di sini, ketepatan waktu sangatlah penting. Menghubungi wartawan saat topik sedang relevan dan hangat dibicarakan memberi kamu peluang yang lebih besar untuk diliput, karena informasi yang kamu berikan bisa memperkuat atau memperkaya cerita yang mereka buat.
Judul yang Menarik
Judul berita adalah bagian penting dalam menarik perhatian reporter karena menjadi kesan pertama yang mereka dapatkan dari pengumumanmu. Judul yang kamu buat harus singkat tapi tetap memikat, cukup untuk membuat reporter berhenti sejenak dan mempertimbangkan apakah berita tersebut layak untuk ditelusuri lebih lanjut.
Reporter biasanya menerima banyak informasi setiap hari, jadi mereka harus cepat memutuskan berita mana yang akan mereka prioritaskan.
Saat membaca judul, mereka akan mencoba merasakan apakah topik ini relevan atau menarik bagi audiens mereka. Inilah sebabnya mengapa judul harus dibuat agar sesuai dengan gaya dan pendekatan berita yang biasanya mereka buat, yakni singkat, tajam, dan menarik.
Untuk memastikan judulmu efektif, bayangkan dirimu sebagai pembaca berita. Pikirkan jenis judul yang membuat kamu ingin meng-klik dan membaca lebih dalam.
Judul yang jelas, berisi kata-kata kuat, dan mampu menimbulkan rasa penasaran cenderung lebih efektif dalam menarik perhatian, baik bagi reporter maupun bagi pembaca umum.
Buat Paragraf Pembuka yang Menarik
Wartawan setiap harinya menerima banyak siaran pers dan promosi, sehingga mereka tidak punya waktu untuk membaca semuanya dengan mendalam.
Itulah sebabnya, paragraf pembuka di siaran persmu harus dibuat ringkas tetapi padat dengan informasi penting. Paragraf ini perlu menjawab pertanyaan inti:
- Siapa yang terlibat?
- Apa yang sedang terjadi?
- Kapan dan di mana hal tersebut berlangsung?
- Mengapa informasi tersebut penting?
Dengan menyertakan kelima elemen ini di awal, wartawan bisa langsung memahami inti pengumuman hanya dengan membaca beberapa kalimat pertama.
Paragraf pembuka juga membantu wartawan menentukan apakah pengumumanmu relevan bagi pembaca mereka. Jika mereka merasa tertarik atau melihat nilai berita di sana, mereka akan melanjutkan membaca.
Tambahkan Kutipan Pendukung
Dalam siaran pers, sebagian besar teks akan berupa informasi atau fakta, yang sering kali akan membuatnya terasa formal dan informatif. Untuk memberikan dimensi yang lebih personal dan emosional, menambahkan kutipan pendukung bisa sangat bermanfaat.
Kutipan ini memberikan sudut pandang manusia yang lebih langsung dan dapat membuat pembaca merasa lebih terhubung dengan pesan yang disampaikan.
Misalnya, kutipan dari juru bicara utama perusahaan atau CEO bisa menunjukkan semangat mereka terhadap proyek atau visi yang sedang diluncurkan, sekaligus memberikan alasan mengapa pengumuman ini penting dan inovatif.
Selain itu, jika memungkinkan, sertakan juga kutipan dari pihak ketiga seperti pelanggan, mitra, atau pihak lain yang terkait. Kutipan dari mereka dapat menambah kredibilitas dan validitas pada informasi yang disampaikan, karena suara dari luar perusahaan sering kali dipandang lebih obyektif oleh pembaca.
Sebelum menambahkan kutipan ini, penting untuk berdiskusi dengan klien dan memastikan apakah langkah tersebut diizinkan dan mendukung tujuan siaran pers.
Baca juga: Apa Itu Brand Awareness? Ini 7 Panduan Lengkap tentang Definisi Hingga Contohnya
Sertakan CTA yang Jelas
Setiap press release harus ditutup dengan jelas dan langsung, memberikan pembaca langkah yang dapat diambil setelah membaca. Misalnya, kamu bisa menambahkan tautan ke situs web perusahaan, formulir pendaftaran untuk acara mendatang, atau alamat email dan nomor telepon untuk menghubungi timmu.
Ajakan untuk bertindak atau Call to Action (CTA) ini sangat penting, karena membantu pembaca memahami apa yang diharapkan dari mereka setelah membaca informasi yang kamu sampaikan.
Pastikan ajakan untuk bertindak tersebut jelas dan menarik. Jangan biarkan pembaca merasa bingung atau kehilangan arah. Dalam dunia yang serba cepat ini, di mana perhatian orang semakin pendek, penting untuk menyajikan informasi tambahan dengan cara yang mudah diakses.
Dengan menyediakan tautan atau kontak yang hanya perlu di-klik, kamu mempermudah pembaca untuk melanjutkan interaksi denganmu. Selain itu, meskipun setiap press release memiliki gaya dan konten yang berbeda, tapi elemen CTA yang efektif bisa menjadi kesamaan di antara siaran pers yang sukses.
Secara keseluruhan, siaran pers yang efektif merupakan alat komunikasi yang penting bagi perusahaan untuk menjangkau audiens dan media secara langsung.
Jika kamu mencari cara untuk menyusun press release yang profesional dan menarik, Optimaise siap membantu. Sebagai penyedia jasa press release dan jasa penulisan artikel SEO friendly, kami memahami betul pentingnya menyampaikan pesan yang tepat dan menjangkau audiens yang sesuai.
Dengan layanan kami, kamu dapat memastikan bahwa setiap siaran pers tidak hanya informatif, tetapi juga dioptimalkan untuk meningkatkan visibilitas onlinemu. Hubungi Optimaise hari ini dan maksimalkan potensi komunikasi bisnismu!
